メールの作法　４つのポイント

まずはイメージ作りとして、以下を参考としてください。

構成としては「件名」⇒「宛名」⇒「挨拶」⇒「用件」⇒「希望」⇒「署名」。一見何の変哲もない文章のように思いますが、実はところどころ、細かい配慮が隠れていることに気づきましたか。

まず「件名」。このメールを受信するのは大抵、病院の事務の方になります。

皆さんも日常的にメールを利用していると思いますが、病院の事務の方が1日に受信するメールの量は人によっては100通を超えると思っておいてください。

その中で皆さんが送信したメールが埋もれないように、件名では「端的にメッセージを伝える」必要があります。「件名なし」などは以ての外ですね。メーラーによっては「迷惑メール」に分類されてしまうこともありますので注意しましょう。

また、携帯電話のメールアドレスからの送信もあまり好ましくはありません。このようなメールを送る際はPCのメールアドレスを利用しましょう。

次に「宛名」です。試験や見学を申し込みたい病院の「問い合わせ先」をよく見てみましょう。

大抵担当は、「△△部□□」と記載されていると思いますが、メールアドレスはsoumu@、info@、kenshu@等になっているケースが多いと思います。

つまり、メールアドレスは複数名で共有している可能性が高いです。そうなると「誰宛に届けたいメッセージであるのか」、を伝える必要がありますよね。「宛名」は忘れずに記載するようにしましょう。

ちなみに時々、「□□部長様」のように役職の後に様を付ける方がいらっしゃいますが、これは御法度です。役職も様も共に敬称ですので、「部長 □□様」が正解です。

また、病院によっては担当部署名のみ記載されていて担当者のお名前が公開されていないケースもあります。その場合は「○○病院 御中」もしくは「△△部 御中」など、「御中」を付けます。

次に「挨拶」と「用件」です。この部分におけるポイントは「希望ははっきりと伝える」ことです。

実は病院の事務の方にとってはこの見学のアレンジはけっこう労力の要る作業なのです。案内する人員の手配から当該診療科との調整、複数日に渡る場合には宿舎まで配慮します。最初に希望日時と見たい診療科がわかっていると、少なくともメール受信後、この点を皆さんに確認する手間が省けます。

但し、表現の仕方によっては横柄な印象を与えかねない、デリケートな部分ですので、表現の仕方には気をつけましょう。

最後に「署名」です。署名を付与する際の注意点は「現住所」と「連絡先」を記載すること。できれば連絡先は携帯電話の番号を記載するのが好ましいですね。

現住所がわかれば皆さんがどのようなルートで来院するのか、おおよその見当がつきます。見当がつけばスタート時間や終了時間等、事務の方が見学をアレンジする際の一助になります。また携帯電話の番号がわかれば直前や当日に不測の事態が発生した場合、いち早く連絡を取ることができますよね。

以上、「メールの作法」についてお伝えしましたが、相手の表情が見えない、声のトーンがわからない分、配慮が必要となる点ご理解いただけたのではないかと思います。実は慣れている担当者であればメールの作法でどの程度「マナーをわきまえている人か」、「気遣いができる人か」がわかってしまいます。ある意味、「最初の一通を送信するところから試験が始まっている」と言っても過言ではない訳ですね。「病院にとって見学は負担である」という点を意識し、敬意が伝わるメールを心がけましょう。