知らぬ間にマナー違反！？書類送付時の送付状

入職手続など、病院との間で書類のやりとりをする際に必要書類だけ送付していませんか？今回は書類郵送時やFAX送信時の社会人としてのマナー、「送付状」についてお届けします。

送付状とは、書類を送付する際の表紙、目次のようなもの。①誰から、②誰宛てに、③どういった趣旨で、④何を送付したのか、を相手にお知らせするものです。「添え状」、「カバーレター」とも呼びます。

単にマナーだということ以外にも、送付状には以下のような役割があります。

医療機関によっては、複数の部署の郵便物やFAXを1つの窓口でまとめて受け取っている場合があります。送付状があれば「誰宛て」かがすぐに分かるので、担当者に迅速に渡してもらえるでしょう。

また、送付状で通知した書類が同封されていなければ、病院から問い合わせが来るはずです。「送ったと思っていたら、書類を一枚だけ入れ忘れてた！」といった致命的なミスもカバーできます。

どちらでも構いません。お礼状などと違い、送付状は機能性重視の事務的なものですから、パソコンで作成して印刷したものでも問題ありません。

いずれにせよ、分かりやすく書くことが重要です。フォントサイズ10～12ポイント程度の明朝体、黒字で作成すると読みやすいでしょう。

送付状には、以下の９つの要素を上から順に配置します。

1. 日付
作成日でなく、投函する日、または、持参する日を記載します。

2. 宛先
・法人・医療機関名
・部署名
・役職名
・氏名・敬称
医師宛ての場合は、「●●先生 御侍史」といったように敬称（「先生」）に脇付も加えましょう。脇付は、「御侍史」（おんじし）または「御机下」（おんきか/ごきか）が一般的です。

3. 差出人名
・自分の住所
・電話番号
・メールアドレス
・氏名

4. 表題
5. 頭語、時候の挨拶
6. 本題
7. 結語
8. 記書き
9. 「以上」

送る前に宛先と誤字脱字を中心に最終チェックをしましょう。誤字脱字があると、相手方に「仕事でもケアレスミスするのかな？」と思わせてしまいます。また、宛先を間違えるのは相手に大変失礼です。特に旧字体の漢字には気を付けましょう。

送付状を一番前にします。その他の書類は、送付状の記書きと同じ順番に並べます。

郵送する場合は、送付状も含めたすべての書類をクリアファイルに入れましょう。雨などで書類が濡れてしまう事態を防げます。

普段メールなどで連絡を取ることが多いとなかなか慣れない送付状ですが、受け取った側にとってはとても便利なものです。相手への心配りとして実践しましょう。