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そのメール、ちょっと待って!医学生にありがちな5つのNG

 高学年になるほど病院見学の申し込みや、見学後のお礼など、医療機関や社会人とメールで連絡を取る場面が増えてきます。しかし、社会人のメールマナーには、誰かに教わらないと気づかないようなNGポイントがいくつかあります。今回は、医学生がメールを送るときにありがちな5つのNGを紹介します。


  • (1)差出人名にフルネームを設定していますか?

 メールを開く前に相手がまず確認するのが、あなたの「差出人名」です。相手の受信トレイにあなたのフルネームが表示されるよう、きちんと設定されているかどうか確認しましょう。

NG

  • 差出人名義が設定されておらず、相手の受信トレイにあなたのメールアドレスがそのまま表示されてしまう
  • 差出人名義がニックネーム/名字だけなどになっている

  • (2)恥ずかしいメールアドレスを使っていませんか?

 自分らしさが伝わる個性的なメールアドレスは、プライベートでの使用には良いかもしれませんが、社会人相手にはNG。たとえばメールアドレスに恋人の名前、自分のニックネームが入っているなど、個性的すぎるメールアドレスは見ず知らずの相手にはあまりいい印象を与えないことがあるようです。

 最近は無料でアカウントを作成できるメールサービスも充実してきているので、これを機に病院見学用、将来のお仕事用のメールアドレスをつくってしまってもいいかもしれません。相手に読み上げられても恥ずかしくないメールアドレスを設定しましょう。

NG

  • 見ず知らずの人に読み上げられたら恥ずかしいようなメールアドレスになっている
    (恋人の名前や自分のニックネームが入っている、ハメを外し過ぎたアドレスになっているなど)

  • (3)携帯端末からの送信には注意!件名と改行を忘れずに!

 日常的なメールのほとんどをスマートフォンなどの携帯端末から送受信している人も多いでしょう。しかし、社会人の多くは、仕事用のメールはパソコンで送受信しています。携帯端末とパソコンでは、見やすいメールのスタイルが異なるので注意が必要です。

 携帯端末からメールを送信する場合、件名を入れずに本文だけ入力することもあるかもしれませんが、社会人向けのメールで、これはNG。病院の事務の方は、多方面から寄せられる大量のメールに対応しており、件名によって優先度を判断しています。また最悪の場合、相手方が使用しているメーラーが迷惑メールと自動判別して、受信に気づかなかったという事態にもなりかねません。「病院見学のご相談」など、簡単で良いので件名は忘れずに入力しておきましょう。

 また、携帯端末からのメールの場合、改行を入れずに入力してしまいがちです。改行のない、横にズルズルと長いテキストはパソコンだと読みにくいため、30文字位を目安に改行を入れましょう。

 その他、段落と段落の間には空行を入れるなどして、段落同士が詰まらないようにしましょう。

NG

  • 件名がない
  • テキストが改行されておらず、横に長くなってしまっている
  • 段落と段落の間が詰まっていて読みづらい

  • (4)あいさつと自己紹介を忘れずに

 特に初対面の人とのメールでは「送り主がどのような人なのか」が分からないと、怪しまれることもあります。逆に、どのような人からの問合せなのかがわかれば、メールを受け取った側も、どのように対応すべきかの判断がしやすくなります。

 名前、所属大学(学部)、連絡を取った経緯などを簡単で良いので書いておきましょう。

NG

  • メールを一読してもどこの誰からのメールなのか分からない
  • (病院見学の場合)なぜその医療機関に興味を持っているのかが分からない
  • 文末に署名がない

  • (5)誰に何のお願いをしているのかハッキリと伝える

 医療機関や先輩医師に向けてのメールですから、多くの人が極力丁寧にメールを執筆しようとします。しかし、丁寧にしようとし過ぎるあまり、前置きが長くて要件が伝わりづらいメールになってしまうことがあります。

 横柄な表現にならないよう気をつけながら、一番伝えたいことを文頭に持ってきたり、「いつ、どこで、誰に、何をしてほしいのか」などを意識したりして、分かりやすく伝えましょう。

NG

  • 前置きが長くて要点がつかめない
  • 文頭に宛名がない
  • いつ、どこで、誰に、何をしてほしいのかが分からない


 今回ご紹介した内容は、マナーでもあり、こちらの要望を迅速に、きちんと伝えるためのテクニックだとも言えそうです。自分の送ったメールで問題ないか気になる場合は、一度試しに誰かに送ってみて、問題なさそうかチェックしてもらっても良いかもしれません。

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